Технологии эффективной работы администратора (Курсы, Управление, аналитика и учет)

Работа администраторов в любой стоматологической организации играет огромную роль. Каждый день в клинику звонят по телефону или просто заходят с самыми разными вопросами первичные и повторные пациенты. Часто именно от администраторов зависит, запишется ли человек на первичный прием к доктору, или пойдет на консультацию в другую клинику. А если вопрос касается дорогостоящих видов лечения, например, имплантации? Один неудачный двухминутный разговор по телефону может лишить клинику дохода в сотни тысяч рублей! И так день за днем, неделя за неделей, месяц за месяцем!Очевидно, что ключевые компетенции администраторов заключаются именно в умении общаться с пациентами.Как сделать, чтобы администраторы помогали привлекать пациентов в клинику, а не теряли? Как научить их быть успешными в общении с пациентами? Что они должны говорить, как отвечать на вопросы, чтобы добиваться хороших результатов? Наши тренинги для администраторов позволяют добиться главной цели — почти каждый обратившийся в клинику человек придет на прием к доктору.Ежегодно мы анализируем сотни реальных телефонных разговоров администраторов, десятки часов видеозаписей, отрабатываем разные методики, оцениваем конверсию, вносим корректировки и снова анализируем. Эта работа ведется в наших клиниках более 16 лет. Системный подход позволил нам сформировать наиболее эффективные алгоритмы общения в самых разных ситуациях для достижения максимальной конверсии. Мы создали комплексную систему обучения и посттренингового сопровождения администраторов, с упором на использование фактического аудио- и видеоматериала и практическую отработку навыков.Внедряя эту систему в партнерских клиниках, мы проработали различные варианты, позволяющие учитывать все особенности - размер и формат клиники (небольшая или крупная, авторская или сетевая), ценовой сегмент, региональную специфику и многое другое.1. Эффективная организация работы администратора.основные задачи и функциональные обязанности. Что должен, и чего не должен делать администраторграмотное планирование рабочего временикак все успевать. Правила работы в условиях многозадачностиорганизация командной работы2. Общение по телефону с первичными и повторными пациентами. структура и логика эффективного телефонного разговорадетальный разбор каждого этапатехники выявления мотивации пациентов 5 типов презентаций в телефонном разговоре. Адаптация каждого типа презентаций именно для Вашей клиникииспользование скриптовприменение техники «контроль вопросами»работа с возражениямисамые результативные способы приглашения пациента на консультациюграмотное завершение телефонного разговора3. Работа с пациентами в холле клиники. регистратор или администратор? Ключевые задачи работы с пациентами в холлевстреча пациентов маркеры внимания, создание доверительной атмосферы в общении с пациентамиалгоритм работы с пациентами, ожидающими приемаработа с пациентами после приема, роль администраторов при записи на повторное лечениеэффективные техники убеждающего воздействия4. Работа с базой пациентов клиникисистемная работа с базой пациентов - планирование и организациясегментация базы. Для чего и каким образом ее проводитьиспользование дифференцированного подхода при работе с различными сегментамиметодики вызова пациентов из базы. Техники общения, скриптыпримеры эффективной аргументации при приглашении пациента на продолжение лечения, плановую гигиену полости рта, осмотр.работа с возражениямидополнительные методы вызова пациентов5. Работа с конфликтными и сложными пациентамиподробный алгоритм работы с конфликтными пациентами. Техники, речевые модули.границы ответственности администратора в решении конфликта, командное взаимодействие в проблемных ситуацияхкак сохранять спокойствие и не выгорать эмоционально от общения со сложными пациентамисекреты превращения конфликтных пациентов в лояльныхспособы профилактики конфликтов6. Ключевые показатели эффективности работы администраторапоказатели эффективности при работе с первичными обращениямипоказатели эффективности работы в холлепоказатели эффективности при работе с базой пациентовнормативные и плановые значения различных показателейорганизация сбора показателей на регистратурестатистические отчеты о работе администраторов7. Система снижения простоев работе клиникироль администратора в формировании высокой загруженности клиникикак снизить количество отмен и неявок пациентовтехника ведения «плотной» записи пациентовэффективные методы возвращения «потерянных» пациентовувеличение загруженности клиники с помощью правила «двух журналов»как правильно подтверждать визиты 8. Контроль и мотивация администраторов